Hanna gali automatiškai sukurti užduotį pasikeitus potencialaus kliento, pardavimo galimybės ar projekto etapui ir gavus naują Užklausų modulio įrašą.

Šiai eigai administratorius paruošia užduoties šabloną ir susieja jį su atitinkama būsena arba stadija.

Potencialaus kliento stadija

Potencialaus kliento stadijoje galima pasirinkti vieną ar kelis užduočių šablonus. Perkėlus įrašą į tokią stadiją, foninis procesas paruošia užduotis ir susieja jas su potencialiu klientu.

Atsakingieji pirmiausia imami iš šablono. Jei šablone jų nėra, sistema gali naudoti potencialaus kliento atsakinguosius. Sekėjai perduodami iš šablono.

Pardavimo galimybės stadija

Analogiška taisyklė gali veikti pakeitus galimybės stadiją. Sukurta užduotis susiejama su galimybe. Jei šablone atsakingųjų nėra, naudojami pagrindinis ir papildomi galimybės atsakingieji.

Projekto būsena ir etapas

Projekto būsenai galima priskirti užduočių šablonus. Tik realiai pasikeitus būsenai sistema siunčia jų kūrimo darbus. Jei šablone nėra atsakingųjų, jie gali būti paveldėti iš projekto narių.

Užduotys taip pat gali būti kuriamos kartu su projekto etapu, kai etapo šablone parinkti užduočių šablonai. Tokiu atveju jos susiejamos ir su projektu, ir su etapu.

Užklausų modulis

Jei įjungta automatinio konvertavimo taisyklė, nauja užklausa gali sukurti užduotį jos atsakingiesiems. Pavadinimas formuojamas iš užklausos numerio, pavadinimo ir temos, aprašymas – iš laiško teksto. Datos priklauso nuo organizacijos darbo dienos pabaigos.

Atskira taisyklė gali kurti užduotį gavus pirmą kliento atsakymą. Jei užklausa neturi atsakingojo, užduotis gali būti nekuriama.

Kaip sukonfigūruoti ir patikrinti

1. Paruoškite paprastą užduoties šabloną su aiškiu bandomuoju pavadinimu.

2. Susiekite jį su bandomąja stadija, būsena arba projekto etapu.

3. Pakeiskite vieną bandomą susietą įrašą.

4. Palaukite foninio proceso ir patikrinkite naujas užduotis.

5. Sutikrinkite pavadinimą, datas, susietą įrašą, atsakinguosius ir sekėjus.

6. Pakartotinai pasirinkite tą pačią stadiją ir patikrinkite, ar nesukuriamas dublikatas.

Automatiniai darbai vykdomi fone, todėl šaltinio įrašo išsaugojimas dar nereiškia, kad užduotis jau sukurta. Palaukite, atnaujinkite susijusių užduočių sąrašą ir patikrinkite rezultatą pagal šablono pavadinimą, datą bei susietą įrašą.

Jei automatinė užduotis nesukurta

1. Patikrinkite šablono priskyrimą konkrečiai būsenai ar stadijai. Jei užduoties tikitės iškart sukūrus įrašą, tikrinkite jo pradinę būseną, o ne tik vėlesnius pardavimo etapus.
2. Nustatykite tikrąjį paleidžiantį veiksmą: įrašo sukūrimą, stadijos pakeitimą, projekto būsenos pakeitimą ar pirmą kliento atsakymą. Paprastas kortelės išsaugojimas nėra universalus visų taisyklių paleidiklis.
3. Patikrinkite šablono atsakinguosius ir darbuotojus, kurie galėtų būti perimti iš susieto įrašo. Užklausos taisyklei taip pat svarbu, ar yra atsakingasis.
4. Ieškokite užduoties prie susieto įrašo ir bendrame sąraše, patikrinę filtrus bei matomumą. Užduotis galėjo būti sukurta kitam atsakingajam.
5. Jei konfigūracija tinkama, o tikrasis paleidžiantis veiksmas atliktas, užfiksuokite jo laiką ir perduokite administratoriui patikrinti foninį vykdymą. Nurodykite šaltinio įrašą, ankstesnę ir naują būseną, šabloną bei laukiamą atsakingąjį.

Nekeiskite realaus įrašo būsenos pirmyn ir atgal vien bandydami pakartoti automatiką: gali būti paleisti ir kiti veiksmai. Po sutrikimo nelaikykite senų užduočių automatiškai atkurtomis. Prieš kuriant trūkstamą užduotį ranka patikrinkite, ar jos jau nėra; atlikę veiksmą patikrinkite susiejimą, atsakingąjį ir terminą.

Jei administratorius patvirtino konfigūraciją, bet užduotis vis tiek nesukuriama, Hanna klientų aptarnavimo komandai nurodykite šaltinio įrašo nuorodą, paleidžiančio veiksmo laiką su laiko juosta, ankstesnę ir naują būseną, šabloną bei laukiamą atsakingąjį. Nekartokite paleidžiančio veiksmo vien diagnostikai.

Susiję straipsniai

• Užduočių masiniai veiksmai, importas, eksportas ir ataskaitos

• Užduočių pranešimai ir gavėjai