Kontaktų kūrimas ir valdymas

Ką atliksite

Kontaktų modulyje saugomi klientai, tiekėjai, partneriai ir fiziniai asmenys. Kontakto kortelė yra pagrindinė vieta, kurioje matomi rekvizitai, kontaktiniai asmenys, adresai, užduotys ir kituose moduliuose su kontaktu susieti įrašai.

Prieš pradedant

Reikalinga Kontaktų modulio peržiūros teisė. Naujam įrašui arba pakeitimui taip pat reikia atitinkamos kūrimo ar redagavimo teisės; matomus laukus gali riboti rolė ir organizacijos nustatymai.

Kaip atidaryti Kontaktų modulį

1. Kairiajame pagrindiniame meniu pasirinkite Kontaktai.
2. Atsidarys kontaktų lentelė. Jei lentelė tuščia, nors kontaktų sistemoje yra, patikrinkite naudotojo peržiūros teises ir ar jis priskirtas atsakingu asmeniu.
3. Virš sąrašo, priklausomai nuo teisių, rodomi įėjimai į Kontaktus, Kontaktinius asmenis ir Žemėlapį.

Svarbiausi sąrašo mygtukai ir valdikliai

• Naujas įrašas atidaro tuščią kontakto formą. Mygtukas rodomas tik turint kūrimo teisę.
• Paieška ieško įvesto teksto rodomuose kontakto duomenyse, pavyzdžiui, pavadinime, kode, el. pašte ar telefone.
• Filtrai susiaurina sąrašą pagal pasirinktus požymius. Vienu metu pasirinkti skirtingi filtrai paprastai taikomi kartu.
• Stulpeliai leidžia pasirinkti, kokią informaciją rodyti lentelėje. Stulpelio įjungimas nekeičia kontakto duomenų.
• Rikiavimas atliekamas paspaudus stulpelio antraštę. Pakartotinis paspaudimas pakeičia didėjimo ir mažėjimo tvarką.
• Ruošiniai išsaugo parinktus filtrus ir stulpelius, kad tą patį sąrašo vaizdą būtų galima atidaryti vėliau.
• Žemėlapis rodo kontaktus pagal jų adresus, kai sistema turi vietai parodyti reikalingus duomenis.
• Užduoties piktograma pradeda naują užduotį ir automatiškai susieja ją su pasirinktu kontaktu.
• Pastabos piktograma atidaro vidines kontakto pastabas.
• Pieštuko piktograma atidaro kontakto redagavimą.
• Šiukšlinės piktograma pradeda kontakto trynimą. Ji rodoma tik turint trynimo teisę.
• Žymimasis langelis eilutės pradžioje įtraukia kontaktą į masinį veiksmą. Pats pažymėjimas duomenų nekeičia.

Paspaudus kontakto pavadinimą arba ID atidaroma jo kortelė. El. pašto nuoroda atidaro laiško rašymą, svetainės nuoroda – kontakto svetainę, o adresas – jo paiešką „Google Maps“.

Kaip rasti kontaktą

Greitai paieškai virš lentelės įrašykite visą arba dalį pavadinimo, įmonės kodo, telefono ar el. pašto. Jei rezultatų per daug, atidarykite filtrus ir pasirinkite, pavyzdžiui, atsakingą darbuotoją, tipą, kategoriją, miestą ar aktyvumą.

Jei žinote tik kelis požymius, filtrus dėkite po vieną. Taip lengviau suprasti, kuris filtras pašalino ieškomą kontaktą. Norėdami grįžti į visą sąrašą, nuimkite aktyvius filtrus arba naudokite filtrų išvalymo veiksmą.

Kaip susikurti sąrašo ruošinį

Ruošinys naudingas, kai tą pačią kontaktų grupę tikrinate reguliariai, pavyzdžiui, savo aktyvius klientus arba konkretaus miesto tiekėjus.

1. Atidarykite Kontaktai.
2. Pasirinkite reikalingus filtrus.
3. Stulpelių valdyme palikite tik informaciją, kurią norite matyti.
4. Jei reikia, surikiuokite sąrašą pagal pasirinktą stulpelį.
5. Atidarykite ruošinių valdymą ir pasirinkite naujo ruošinio kūrimą.
6. Įrašykite aiškų pavadinimą, pavyzdžiui, „Mano aktyvūs klientai“.
7. Pasirinkite ruošinio matomumą, jei tokia parinktis rodoma, ir išsaugokite.

Asmeninis ruošinys skirtas jį sukūrusiam naudotojui. Bendrą arba vaidmeniui privalomą ruošinį galima kurti tik turint papildomas administravimo teises.

Išsaugojus ruošinį sistema atidaro atskirą Kontaktų sąrašo vaizdą, o jo pavadinimas atsiranda antraštėje ir Ruošinių meniu. Vėliau tą patį vaizdą atidarysite pasirinkę ruošinio pavadinimą.

Naujo juridinio asmens kūrimas

1. Atidarykite Kontaktai ir paspauskite Naujas įrašas.
2. Pasirinkite juridinio asmens tipą, jei forma prašo pasirinkti juridinį arba fizinį asmenį.
3. Lauke Pavadinimas įrašykite oficialų organizacijos pavadinimą.
4. Įrašykite įmonės kodą ir, jei taikoma, PVM mokėtojo kodą.
5. Užpildykite pagrindinį telefoną, el. paštą, svetainę ir adresą.
6. Pasirinkite klasifikavimo laukus: tipą, kategoriją, lygį ar veiklos sritį. Jie vėliau naudojami filtruose ir ataskaitose.
7. Priskirkite atsakingą darbuotoją. Naudotojams, turintiems tik savo kontaktų peržiūros teisę, šis priskyrimas gali lemti, ar jie kontaktą matys.
8. Jei reikia, atverkite finansinių ar papildomų nustatymų dalį ir nurodykite mokėjimo terminą, kredito limitą, kalbą bei kitus laukus.
9. Paspauskite Išsaugoti.

Sistema neleidžia išsaugoti juridinio asmens be Pavadinimo ir Įmonės kodo. Jei prie šių laukų parodoma „Šis laukas yra privalomas“, juos užpildykite ir išsaugokite dar kartą.

Jei po organizacijos sukūrimo norite iš karto įvesti jos atstovą, rinkitės Išsaugoti ir kurti kontaktinį asmenį. Sistema išsaugos kontaktą ir atidarys kontaktinio asmens formą jau su pasirinkta organizacija.

Naujo fizinio asmens kūrimas

1. Paspauskite Naujas įrašas ir pasirinkite fizinį asmenį.
2. Lauke Vardas, Pavardė įrašykite žmogaus vardą ir pavardę. Įmonės kodas bus pakeistas į Asmens kodas, o formoje atsiras Gimimo data. Standartinėje formoje vardas ir pavardė yra privalomi, o asmens kodas gali būti paliktas tuščias.
3. Užpildykite telefono numerį, el. paštą, adresą ir kitą turimą informaciją.
4. Pasirinkite tipą, kategoriją, atsakingą darbuotoją ir kitus naudojamus klasifikatorius.
5. Išsaugokite.

Kai kuriose konfigūracijose sistema fiziniam kontaktui automatiškai paruošia susietą kontaktinį asmenį. Prieš kurdami papildomą asmenį patikrinkite kortelės skirtuką Kontaktiniai asmenys, kad nesukurtumėte dublikato.

Ką reiškia dažniausi formos laukai

• Pavadinimas / vardas ir pavardė yra pagrindinis kontakto pavadinimas sąrašuose ir dokumentuose.
• Įmonės arba asmens kodas padeda atskirti vienodai pavadintus kontaktus ir gali būti naudojamas dublikatams aptikti.
• PVM kodas naudojamas finansiniuose dokumentuose.
• Tipas nusako kontakto paskirtį, pavyzdžiui, klientas, tiekėjas ar partneris.
• Kategorija skirta papildomam jūsų įmonės grupavimui.
• Lygis gali reikšti svarbą, aptarnavimo periodiškumą ar kitą administratoriaus sutartą skalę.
• Veiklos sritis nusako kontakto verslo kryptį.
• Atsakingi darbuotojai nurodo, kas dirba su kontaktu, ir gali riboti jo matomumą.
• Aktyvus leidžia išimti nebenaudojamą kontaktą iš įprastos darbo eigos jo neištrinant.

Kontakto kortelė

Kontaktą atidarykite paspaudę jo pavadinimą arba ID. Kortelėje matomi skirtukai priklauso nuo plano, naudotojo teisių ir įjungtų modulių.

• Meniu Profilis apima pagrindinį profilį, kontaktinius asmenis, adresus, susijusius kontaktus, padalinius ir kontakto nustatymus.
• Kontaktiniai asmenys saugo konkrečius organizacijos atstovus.
• Adresai skirti papildomiems registracijos, pristatymo ar kitiems adresams.
• Susiję kontaktai rodo ryšius su kitomis įmonėmis ar fiziniais asmenimis.
• Padaliniai saugo atskirų vietų ar organizacijos dalių informaciją.
• Pastabos skirtos vidinei informacijai apie kontaktą.
• Meniu Finansai apima galimybes, išankstines, įprastas ir kreditines sąskaitas, gautus apmokėjimus, finansų suvestinę, kainodarą, išlaidas bei pirktų prekių suvestines.
• Užduotys, Projektai, Objektai, Sutartys, Dokumentai ir kiti skirtukai rodo atitinkamame modulyje sukurtus, su kontaktu susietus įrašus.
• Failai, priminimai ir istorija padeda saugoti dokumentus, planuoti veiksmus ir matyti pakeitimus.
• Meniu Istorija turi Laiko juostą ir Veiksmų istoriją.

Susijusio skirtuko mygtukas Naujas įrašas sukuria naują įrašą atitinkamame modulyje ir automatiškai susieja jį su atidarytu kontaktu.

Kiekvienas susijęs skirtukas papildomai tikrina savo modulio teises. Todėl du darbuotojai toje pačioje kontakto kortelėje gali matyti skirtingą skirtukų ir įrašų rinkinį. Kuriant užduotį iš kontakto, kontaktas parenkamas automatiškai, tačiau užduoties atsakingą darbuotoją vis tiek patikrinkite – kontakto atsakingieji nebūtinai perkeliami į užduotį.

Redagavimas, išjungimas ir trynimas

Norėdami pakeisti kontaktą, jo kortelės viršuje atverkite rodyklės meniu ir pasirinkite Redaguoti, atlikite pakeitimus ir paspauskite Išsaugoti. Tame pačiame meniu gali būti Stebėti įmonę ir Ištrinti. Pakeisti numatytieji finansiniai laukai paprastai taikomi naujiems dokumentams; jau išsaugoti dokumentai automatiškai neperrašomi.

Jei kontakto šiuo metu nenaudojate, nuimkite požymį Aktyvus. Kontaktas ir jo istorija liks sistemoje, bet jis bus pažymėtas neaktyviu.

Trinti naudokite tik tada, kai įrašas sukurtas per klaidą ir patikrinote jo sąskaitas, projektus, sutartis bei kitus ryšius. Trinimo veiksmas gali būti nerodomas, jei neturite teisės arba kontaktas turi saugomų priklausomybių.

Kontakto rekvizitai, mokėjimo terminai ar adresas gali būti nukopijuojami į naują dokumentą jo kūrimo metu. Vėliau pakeitus kontaktą jau išsaugotas dokumentas paprastai lieka su ankstesnėmis reikšmėmis, todėl reikšmingą pataisymą patikrinkite ir pačiame dokumente.

QR kodas

Jei kontakto kortelėje rodomas QR kodo veiksmas, jis sugeneruoja telefone nuskaitomą kontaktinės informacijos kodą. Nuskenavus galima greičiau sukurti telefono adresų knygos įrašą. Prieš dalindamiesi QR kodu patikrinkite, kokie kontakto duomenys į jį įtraukti.

Susiję straipsniai

• Kontaktiniai asmenys
• Adresai, ryšiai ir padaliniai