Kontaktai ir kontaktiniai asmenys

Kontaktas aprašo organizaciją arba fizinį asmenį, o kontaktinis asmuo - konkretų žmogų, su kuriuo bendraujate. Vienas kontaktinis asmuo gali atstovauti kelioms organizacijoms.

Kur rasti kontaktinius asmenis

Kontaktinius asmenis galima pasiekti dviem būdais:

1. Atidarykite Kontaktai → Kontaktiniai asmenys, jei norite ieškoti žmonių visoje sistemoje.
2. Atidarykite konkretaus kontakto kortelę ir pasirinkite Kontaktiniai asmenys, jei norite matyti tik su ta organizacija susietus žmones.

Bendras sąrašas patogus paieškai, filtravimui ir dublikatų tvarkymui. Kontakto kortelės skirtukas patogesnis kuriant naują tos organizacijos atstovą, nes organizacija parenkama automatiškai.

Bendrame sąraše filtrai leidžia atrinkti žmones pagal atsakingą asmenį, susieto kontakto tipą ir kategoriją. Ruošiniai išsaugo filtrus, rikiavimą ir matomus stulpelius. Papildomame eksporto lange rodoma anksčiau parengtų failų istorija.

Mygtukai ir jų paskirtis

• Naujas įrašas atidaro naujo kontaktinio asmens formą.
• Asmens vardas arba pieštuko piktograma atidaro redagavimo formą.
• Šiukšlinės piktograma pašalina asmenį, kai tai leidžia teisės ir pagrindinio asmens apsaugos taisyklė. Jei prie organizacijos yra keli žmonės, pirmiausia paskirkite kitą pagrindinį asmenį.
• Siunčiamos sąskaitos valdo, ar žmogus gauna sąskaitas. Be el. pašto šio leidimo įjungti negalima.
• Aktyvus / neaktyvus leidžia išjungti nebenaudojamą kliento zonos naudotoją jo neištrinant. Šis jungiklis rodomas tik naudojant kliento zoną.
• Jungti sujungia kelis to paties žmogaus įrašus į vieną.
• Sukurti fizinį kontaktą paruošia atskirą fizinio asmens kontakto kortelę pagal asmens duomenis.
• Eilutės arba kortelės komunikacijos veiksmai, jei rodomi, gali pradėti skambutį, laišką ar kitą sistemoje įjungtą veiksmą.

Naujo kontaktinio asmens kūrimas

1. Atidarykite organizacijos kontakto kortelę.
2. Pasirinkite Kontaktiniai asmenys.
3. Paspauskite Naujas įrašas.
4. Patikrinkite lauką Kontaktas, įrašykite privalomą vardą ir, jei reikia, pavardę.
5. Įveskite el. paštą, telefoną ir, jei reikia, gimimo datą.
6. Lauke Pareigos pasirinkite žmogaus vaidmenį, pavyzdžiui, Direktorius, Projektų vadovas, Pardavimų vadovas ar Kitas. Sąrašą gali keisti administratorius.
7. Jei naudojami padaliniai, pasirinkite padalinį, kuriame žmogus dirba.
8. Lauke Pastaba įrašykite tik darbui reikalingą informaciją.
9. Jei reikia, pažymėkite Pagrindinis kontaktinis asmuo.
10. Paspauskite Išsaugoti.

Sėkmingai išsaugojus forma užsidaro, žmogus atsiranda kontakto lentelėje, o sistema parodo pranešimą Įrašas sukurtas. Jei pažymėtas pagrindinio asmens požymis, lentelės stulpelyje rodoma Taip.

Ką reiškia pagrindinio asmens požymis

Pagrindinis kontaktinis asmuo yra numatytasis organizacijos atstovas. Jo vardas, el. paštas ar telefonas gali būti siūlomi kuriant sąskaitą, pasiūlymą, sutartį arba siunčiant dokumentą.

Pagrindinio asmens pažymėjimas nepanaikina kitų kontaktinių asmenų. Jei organizacija turi kelis padalinius, patikrinkite, ar pagrindiniu parinktas tas žmogus, kuris turi gauti bendrus dokumentus ir pranešimus.

Asmens priskyrimas kelioms organizacijoms

1. Atidarykite kontaktinio asmens redagavimo formą.
2. Organizacijų arba kontaktų pasirinkime pažymėkite visas organizacijas, kurioms žmogus atstovauja.
3. Jei sistema prašo, nurodykite pagrindinę organizaciją.
4. Kiekvienai organizacijai patikrinkite pagrindinio asmens ir padalinio pasirinkimus.
5. Išsaugokite.

Išsaugojus žmogus bus matomas kiekvienos pasirinktos organizacijos kortelėje. Pakeitus bendrus asmens duomenis, pavyzdžiui, telefoną, nauja reikšmė bus matoma visur, kur naudojamas tas pats kontaktinio asmens įrašas.

Pagrindinio asmens požymis nustatomas konkrečios organizacijos ryšiui. Žmogus gali būti pagrindinis vienoje organizacijoje ir paprastas kontaktinis asmuo kitoje. Pašalindami ryšį su viena organizacija patikrinkite, kad nešalinate paties žmogaus įrašo, jei jis naudojamas kitur.

Kliento zonos ir pranešimų nustatymai

Jei jūsų sistemoje naudojama kliento zona, kontaktinio asmens formoje gali būti prisijungimo ir modulių matomumo parinktys. Jos valdo, ką žmogus gali matyti prisijungęs: sąskaitas, pasiūlymus, projektus, sutartis ar kitą informaciją.

Pranešimų pasirinkimai valdo, kokius automatinius laiškus ar kitus pranešimus žmogus gali gauti. Prieš įjungdami prieigą:

1. Patikrinkite el. pašto adresą.
2. Įjunkite tik reikalingus modulius ir pranešimus.
3. Išsaugokite ir, jei taikoma, išsiųskite kvietimą pagal jūsų sistemos procesą.

Kliento zonos leidimai valdomi atskirai nuo Hanna darbuotojų teisių. Aktyvus kontaktinis asmuo savaime negauna prieigos prie visų kontakto dokumentų – jam turi būti įjungti konkretūs kliento zonos moduliai.

Redagavimas ir išjungimas

Norėdami pakeisti duomenis, atidarykite asmenį ir pasirinkite Redaguoti. Išsaugojus pakeitimai bus naudojami naujai kuriamuose dokumentuose bei pranešimuose.

Jei žmogus nebedirba organizacijoje, saugiau jį pažymėti neaktyviu arba pašalinti tik ryšį su konkrečia organizacija. Taip išlieka ankstesnių dokumentų ir veiksmų istorija.

Dubliuojamų kontaktinių asmenų jungimas

1. Bendrame kontaktinių asmenų sąraše raskite pasikartojančius įrašus.
2. Pažymėkite tik to paties žmogaus įrašus.
3. Pasirinkite Jungti.
4. Nurodykite pagrindinį įrašą, kuris turi likti.
5. Palyginkite el. paštą, telefoną, pareigas ir susietas organizacijas.
6. Patvirtinkite jungimą.

Po jungimo susiję ryšiai perkeliami į pagrindinį įrašą. Šį veiksmą naudokite atsargiai, nes vienodi vardai dar nereiškia, kad tai tas pats žmogus.

Fizinio kontakto sukūrimas iš asmens

Kai žmogus turi būti valdomas ir kaip savarankiškas fizinis kontaktas, jo veiksmuose pasirinkite Sukurti fizinį kontaktą. Sistema paruošia kontakto formą pagal jau turimą vardą, telefoną ir el. paštą. Prieš išsaugodami papildykite trūkstamus klasifikavimo, atsakomybės ir adreso laukus.

Susiję straipsniai

• Kontaktų kūrimas ir valdymas
• Adresai, ryšiai ir padaliniai