Importas

Importas naudojamas, kai reikia vienu metu sukurti arba atnaujinti daug kontaktų. Kadangi klaidingas stulpelių susiejimas gali pakeisti daug įrašų, pirmą importą rekomenduojama atlikti su mažu bandomuoju failu.

Kur rasti importą

1. Atidarykite Kontaktai.
2. Virš sąrašo arba papildomų veiksmų meniu pasirinkite kontaktų importą. Kontaktinių asmenų importas gali būti pateiktas atskirai.
3. Jei importo veiksmo nematote, patikrinkite importo ir Kontaktų modulio teises.

Failo paruošimas

Sistema gali priimti CSV, XLS arba XLSX failus pagal konkrečios aplinkos importo formą. Vienoje failo eilutėje pateikite vieną kontaktą arba vieną kontaktinį asmenį.

Prieš įkeldami:

1. Pirmoje eilutėje įrašykite aiškius stulpelių pavadinimus.
2. Pašalinkite visiškai tuščias eilutes ir sujungtus langelius.
3. Telefono numerius ir el. pašto adresus pateikite vienodu formatu.
4. Juridiniams kontaktams patikrinkite pavadinimą ir įmonės kodą.
5. Kontaktiniams asmenims patikrinkite vardą, pavardę ir informaciją, pagal kurią jie bus susieti su organizacija.
6. Palikite tik tuos stulpelius, kuriuos ketinate susieti su Hanna laukais.

Įkėlimas ir stulpelių susiejimas

1. Importo lange pasirinkite failą ir jį įkelkite.
2. Jei forma klausia, nurodykite, ar pirmoje failo eilutėje yra stulpelių pavadinimai.
3. Sistema parodys failo stulpelius ir Hanna laukus.
4. Prie kiekvieno failo stulpelio pasirinkite atitinkamą Hanna lauką.
5. Nereikalingiems stulpeliams pasirinkite praleidimą.
6. Patikrinkite, kad vienas failo stulpelis nebūtų netyčia susietas su netinkamu lauku.

Pavyzdžiai:

• „Įmonė“ siekite su kontakto pavadinimu;
• „Įmonės kodas“ - su įmonės kodu;
• „El. paštas“ - su el. pašto lauku;
• „Miestas“ - su miestu;
• „Vardas“ ir „Pavardė“ - su atitinkamais kontaktinio asmens laukais.

Juridinių ir fizinių kontaktų pasirinkimas

Jei importo forma turi fizinio asmens parinktį, pasirinkite ją tik failui, kuriame eilutės aprašo fizinius žmones kaip kontaktus. Ši parinktis keičia laukų interpretaciją: įmonės pavadinimo ir kodo vietoje naudojami asmens duomenys.

Kontaktinio asmens importas skiriasi nuo fizinių kontaktų importo. Kontaktinis asmuo yra organizacijos atstovas, o fizinis kontaktas - savarankiška kontakto kortelė.

Dublikatų tvarkymo režimai

Importo lange gali būti siūlomi šie režimai:

• Praleisti dublikatus nekuria eilutės, kai pagal pasirinktus požymius randamas esamas įrašas.
• Kurti ir pažymėti sutapimą sukuria naują įrašą, bet palieka informaciją, kad jis gali dubliuotis.
• Atnaujinti esamą kontaktą pakeičia rasto kontakto laukus failo reikšmėmis.

Tikslūs dublikato paieškos laukai priklauso nuo importo formos ir sistemos nustatymų. Dažnai naudojamas įmonės kodas, el. paštas arba telefonas. Atnaujinimo režimo nenaudokite, kol mažu failu nepatikrinote, kuris esamas įrašas bus pasirinktas.

Bandomojo importo atlikimas

1. Paruoškite failą su 3-5 eilutėmis, apimančiomis tipinius atvejus.
2. Įkelkite failą ir susiekite stulpelius.
3. Pasirinkite saugiausią dublikatų režimą.
4. Paleiskite importą.
5. Rezultate patikrinkite sukurtų, atnaujintų, praleistų ir klaidingų eilučių skaičių.
6. Kontaktų sąraše atidarykite kiekvieną bandomąjį įrašą ir patikrinkite laukus.
7. Tik tada tokiu pačiu susiejimu importuokite visą failą.

Importas gali paleisti tas pačias priskyrimo, papildomų laukų ar integracijų taisykles kaip rankinis kūrimas, tačiau tai priklauso nuo jūsų sistemos konfigūracijos. Kontroliniame importe patikrinkite ne vien laukus, bet ir atsakinguosius, sukurtas užduotis, pranešimus bei kitus automatinius veiksmus.

Dažniausios problemos

• Tušti privalomi laukai lemia eilutės praleidimą arba klaidą.
• Skaičiuoklė gali pakeisti įmonės kodą ar telefoną į skaičių ir pašalinti pradžioje esantį nulį.
• Viename langelyje pateiktas vardas ir pavardė negali būti teisingai susieti, jei forma tikisi dviejų laukų.
• Netikslus organizacijos identifikatorius gali palikti kontaktinį asmenį nepriskirtą arba priskirti ne tam kontaktui.
• Atnaujinimo režimas gali perrašyti gerus esamus duomenis tuščia ar pasenusia failo reikšme.

Importas gali baigtis dalinai: dalis eilučių sukuriama, o klaidingos atmetamos. Prieš kartodami pataisytą failą pirmiausia patikrinkite jau sukurtus įrašus, kad nesukurtumėte dublikatų.

Po didesnio importo išsaugokite importo rezultatą ir klaidų sąrašą, kad galėtumėte pataisyti tik nepavykusias eilutes.

Susiję straipsniai

• Kontaktų jungimas ir masiniai veiksmai
• Kontaktų kategorijos ir sąsajos