Kaip skaidyti darbą į punktus, perduoti informaciją, pridėti dokumentus ir suplanuoti priminimą

Kontroliniai darbai

Kontroliniai darbai naudojami didesnei užduočiai suskaidyti į mažesnius veiksmus.

1. Užduoties kortelėje atidarykite kontrolinių darbų dalį.
2. Pridėkite kontrolinio darbo pavadinimą.
3. Jei siūloma, nurodykite atsakingą asmenį ar kitus laukus.
4. Atliktą punktą pažymėkite kaip užbaigtą.

Kontrolinių darbų būsena leidžia matyti, kiek užduoties dalių jau atlikta.

Komentarai, failai ir priminimai

Komentaruose galima fiksuoti užduoties eigą ir perduoti informaciją kitiems dalyviams. Jei organizacijos nustatymai leidžia, prie užduoties galima pridėti failus ir priminimus.

Priminimo gavimas priklauso nuo pasirinkto laiko, pranešimų nustatymų ir naudotojo kontaktinių kanalų. Matomi komentarų ar failų veiksmai taip pat priklauso nuo teisių.

Asmeninis priminimas

1. Užduoties kortelėje pasirinkite priminimo kūrimą.
2. Nurodykite priminimo laiką arba santykinį laikotarpį.
3. Pasirinkite gavėją, jei toks laukas rodomas.
4. Išsaugokite ir patikrinkite apskaičiuotą priminimo datą.

Asmeninis priminimas ir automatiniai sistemos pranešimai yra skirtingos funkcijos. Automatiniai pranešimai siunčiami pagal administratoriaus nustatytas užduoties įvykių taisykles ir naudotojo kanalų nuostatas.

Kontrolinių darbų šablonai

Jei punktai kartojasi, administratorius gali sukurti kontrolinių darbų šabloną. Užduotyje pasirinkus šabloną punktai pridedami automatiškai. Prieš taikydami jį antrą kartą patikrinkite, ar nesukursite dublikatų.

Punktų pažanga rodoma procentais. Įprasto punkto nepažymėjimas gali neblokuoti visos užduoties užbaigimo, jei administratorius nėra įjungęs papildomos privalomų punktų taisyklės.

Komentarai ir atsakymai

Komentare fiksuokite atliktą veiksmą, sprendimą arba klausimą. Redagavimas ir trynimas gali priklausyti nuo autoriaus, teisių bei laiko nuo paskelbimo. Atsakę į konkretų komentarą patikrinkite, ar atsakymas rodomas tinkamoje gijoje.

Failai

Failą pridėkite prie užduoties arba komentaro. Failų tipų, dydžio ir saugyklos ribas nustato administratorius bei serveris. Prieš įkeldami jautrų dokumentą patikrinkite užduoties viešumą ir dalyvius. Po įkėlimo patikrinkite pavadinimą, dydį ir atsisiuntimą.

Automatiniai pranešimai

Pranešimai gali būti siunčiami sukūrus, priskyrus, pakeitus būseną, pakomentavus ar užbaigus užduotį. Gavėjus lemia atsakingieji, sekėjai, tvirtintojai, susiję kontaktai ir naudotojų kanalų nuostatos.

Susiję straipsniai

• Užduoties kortelė, būsenos ir darbo eiga
• Užduočių laiko apskaita