Buhalterinės integracijos prijungimas ir pradinis susiejimas
Saugus pradinis prijungimas: duomenų šaltinis, kryptys, esamų įrašų susiejimas ir bandomasis perdavimas.
1. Patvirtinkite konkrečią jungtį ir apimtį
Pasirinkite programą iš integracijų apžvalgos. Atkreipkite dėmesį, kad Rivilė ir Rivilė ERP yra skirtingos integracijos. Su Hanna komanda suderinkite reikiamą jungtį ir perduodamus duomenis.
2. Sutarkite, kur yra pirminiai duomenys
Sutarkite, kur kursite ir redaguosite klientus, prekes bei dokumentus, nuo kurios datos juos perduosite ir kuriai organizacijai jie priklausys. Taip pat pasirinkite, kurie laukai bus atnaujinami kitoje sistemoje.
| Sritis | Ką suderinti |
|---|---|
| Klientai ir prekės | Išoriniai identifikatoriai, klientų / prekių kodai, esami dublikatai ir laukai, kuriuos leidžiama atnaujinti. |
| Apskaitos nustatymai | PVM atitikmenys, valiutos, matavimo vienetai, numeracija ir, jei jungtis naudoja, žurnalai bei apskaitos sąskaitos. |
| Organizacijos ir sandėliai | Kokiai įmonei priklauso įrašai; kokie sandėliai ir dokumentų tipai perduodami. |
| Dokumentų gyvenimo eiga | Kada kuriama, kas atnaujinama, kaip taisoma registruota sąskaita, kas nutinka atšaukus ar ištrynus. |
3. Prijunkite prieigą saugiai
Prisijungimo informaciją pateikite tik Hanna pagalbos specialisto nurodytu saugiu būdu. Slaptažodžių, API raktų ir visų prisijungimo nuorodų nekopijuokite į įprastą pagalbos laišką. Patikrinkite, kad prieiga skirta tinkamai įmonei ir gali atlikti sutartus veiksmus.
4. Susiekite esamus įrašus prieš dokumentus
- Patikrinkite jau esančius klientus ir prekes abiejose sistemose. Susiekite juos pagal jungties naudojamus kodus ar išorinius identifikatorius, o ne vien pavadinimą.
- Suderinkite sandėlių ir apskaitos žinynus. Nepervadinkite bei nekeiskite išorinių kodų vykstant importui.
- Tik po to perduokite dokumentus. Mokėjimams pirmiausia turi būti atpažintos sąskaitos ar išankstinės.
5. Atlikite ribotos apimties patikrą
Patikrinkite po vieną įrašą kiekviena realiai įjungta kryptimi. Palyginkite klientą, eilutes, sumas, PVM, valiutą, sandėlį, numerį ir būseną. Atskirai patikrinkite vėlesnį pakeitimą, jei jungtis jį palaiko. Kartojimą vertinkite tik įsitikinę ankstesnio bandymo rezultatu – jis neturi sukurti dublikato.
Pranešimai klientams. Prieš pradinį mokėjimų importą patikrinkite automatinius apmokėjimo laiškus ir kitus susijusius pranešimus. Pavyzdžiui, RoboLabs mokėjimų importas gali paleisti sąskaitos apmokėjimo laišką, jeigu jo siuntimas įjungtas.
6. Sutarkite kasdienę kontrolę
Sutarkite, kaip dažnai bus atnaujinami kiekvieni duomenys ir kas tikrins klaidas. Perdavimo gali tekti palaukti, jei darbai vykdomi eilėje arba buhalterinė programa riboja užklausas. Taip pat aptarkite, kaip prireikus sustabdyti konkretų importą ar eksportą.