Užklausos kortelė, atsakingi asmenys ir terminai
Atsakymų eiga, būsena, persiuntimas, skyriai, prioritetai, terminai ir atsakomybės.
Užklausos kortelė, atsakymai, būsenos ir persiuntimas
Kortelėje matysite pirminę žinutę ir visą atsakymų istoriją. Atsakymo lauke įrašykite tekstą, pasirinkite būseną ir prireikus pridėkite CC, BCC arba failus. Galite įterpti paruoštą atsakymą ar žinių bazės tekstą, tačiau prieš siųsdami jį perskaitykite ir pritaikykite situacijai.
Persiųsti naudokite, kai pokalbį arba konkretų atsakymą reikia perduoti kitam gavėjui. Uždarydami patikrinkite, ar klientas gavo galutinį atsakymą ir ar užpildyti privalomi komentarai ar kontroliniai klausimai.
Užklausos atsakingi asmenys, skyriai, prioritetai ir terminai
Skyrius nurodo aptarnaujančią komandą, o Atsakingi asmenys – konkrečius darbuotojus. Keičiant skyrių dar kartą patikrinkite atsakingus, nes nuo šių laukų priklauso užklausos matomumas ir pranešimų gavėjai.
Prioritetas parodo svarbą ir gali turėti įtakos terminui. Kortelėje arba sąraše stebėkite išsprendimo terminą bei vėlavimo žymą. Jei užklausa perduodama kitam darbuotojui, pakeiskite atsakingą asmenį sistemoje ir palikite reikalingą vidinę pastabą – vien persiųsto laiško nepakanka.
Žinomos problemos ir užklausų tipų skirtukai
Žinomos problemos leidžia susieti panašias užklausas su viena bendra problema. Kortelėje siūlomos atitinkančios problemos bei panašios užklausos ir pateikiama atitikimo priežastis. Iš pasiūlymų sukurkite problemą arba priskirkite užklausą esamai; problemų sąraše matysite susietų atvirų užklausų skaičių. Atitikimui svarbus užklausos tekstas ir klaidos kodai, o bendri kliento, objekto, tipo, žymų, prekės, kategorijos ar gamintojo duomenys padeda patikslinti kontekstą. Vien tas pats klientas ar prekė savaime negarantuoja pasiūlymo.
Nauja užklausa iš žinomos problemos ir tikslesni pasiūlymai
Žinomų problemų sąraše atsirado mygtukas „Sukurti naują užklausą“, o naujos užklausos formoje – žinomų problemų pasirinkimas. Užklausos kortelėje paspaudus žinomą problemą galima sukurti naują užklausą, parodyti susijusias užklausas arba atskirti problemą. Žinomų problemų pasiūlymai tikslesni (atsižvelgiama ir į laiško tekstą bei klaidų kodus), rodomi tik matomos užklausos, o kortelė atsidaro greičiau. Kol perskaičiuojamas panašumų indeksas, pasiūlymų laikinai gali būti mažiau.
Nežinomo skambinančiojo numeris naujame kontaktiniame asmenyje
Kuriant užklausą iš nežinomo numerio skambučio ir iš jos kuriant naują kontaktinį asmenį, telefono laukas užpildomas skambinusio numeriu.