Projekto finansai, biudžetas ir sąskaitos
Planinės bei faktinės sumos, tarifai ir dokumentų paruošimas.
Finansų apžvalga
Finansų apžvalga sujungia projekto kainą, darbo laiką, išlaidas, sąskaitas ir išankstines sąskaitas. Ką matote, priklauso nuo Projektų ir finansinių modulių teisių.
Biudžetas
Biudžete planuokite pajamas bei išlaidas eilutėmis. Eilutėje gali būti prekė, kiekis, kaina, tiekėjas, etapas, komentaras ir atsakingieji. Faktines sumas pildykite tik pagal organizacijoje sutartą apskaitos eigą. Projektą kuriant iš Galimybės biudžetas gali būti paruoštas iš jos prekių.
Veiksmų meniu gali pasiūlyti Išankstinė sąskaita, Sąskaita arba sąskaitą iš biudžeto. Šie veiksmai paruošia dokumento formą; prieš galutinai išsaugodami patikrinkite klientą, organizaciją, valiutą, mokesčius, eilutes ir projektą. Neaktyviam klientui veiksmas gali būti blokuojamas.
Valandinio projekto atveju atskirkite apmokestinamą, jau išrašytą ir dar neišrašytą laiką. Kelių valiutų, apvalinimo ir dalinių sąskaitų scenarijus pirmiausia išbandykite su kontroliniu projektu.
Finansų kontrolė
Biudžete atskirkite planą nuo fakto ir susitarkite, kas atnaujina kiekvieną reikšmę. Prieš sąskaitą sutikrinkite biudžeto eilutes su apmokestinamu laiku bei išlaidomis. Jei naudojamas užduočių valandinis tarifas, patikrinkite tarifą kiekvienoje sąskaitai svarbioje užduotyje.
Po dokumento sukūrimo patikrinkite jo ryšį su projektu ir ar atitinkamas laikas pažymėtas išrašytu. Dokumento atšaukimo ar trynimo poveikį projekto suvestinei tikrinkite prieš taisydami realius finansinius duomenis.
Kodėl projekto biudžeto planas ir faktas nesutampa?
Planas ir faktas nėra tas pats rodiklis. Pirmiausia suraskite konkrečią biudžeto eilutę ir jos šaltinį. Patikrinkite susietą projektą, įtraukimo į biudžetą pasirinkimą, dokumento būseną ir ar lyginate tą pačią sumą.
Sąskaitos suma ir prekių savikaina
Kai sąskaita įtraukiama į projekto biudžetą, faktinės pajamos skaičiuojamos pagal sąskaitos tarpinę sumą atėmus bendrą nuolaidą, o faktinės išlaidos – pagal jos prekių savikainą. Todėl galutinė mokėtina suma su PVM nebūtinai sutaps su faktinių pajamų eilute.
Pavyzdys: jei sąskaitos suma be PVM po nuolaidos yra 1 000, o įtrauktų prekių savikaina – 600, šios sąskaitos biudžeto eilutėje tikėtinos faktinės pajamos yra 1 000 ir faktinės išlaidos 600. Šių dviejų reikšmių skirtumas 400 nėra viso projekto pelno ar galutinės apskaitos rezultato įrodymas: projekte gali būti daugiau išlaidų ir kitų eilučių.
Išlaidos būsena ir įtraukimas į biudžetą
Išlaidos įrašui turi būti nurodytas projektas ir pasirinktas įtraukimas į projekto biudžetą. Faktinės išlaidos priklauso ir nuo įrašo būsenos: pradinės būsenos įrašas dar gali neturėti faktinės sumos. Vien išlaidos sukūrimas ar jos apmokėjimas nepaaiškina viso biudžeto perskaičiavimo.
Jei planas po redagavimo liko, o faktas pasikeitė, tai savaime dar neįrodo dublikato: išlaidos sukūrimo ir jau esančios biudžeto eilutės atnaujinimo eiga gali skirtis. Netrinkite eilutės vien tam, kad plano ir fakto skaičiai taptų vienodi.
Kaip patikrinti vieną neatitikimą
- Pasirinkite vieną biudžeto eilutę ir atverkite jos šaltinio dokumentą.
- Sutikrinkite projektą, organizaciją, dokumento būseną, nuolaidą, PVM ir prekių savikainą. Palyginkite tik tos pačios paskirties sumas.
- Patikrinkite, ar suma nėra papildomai įvesta rankinėje eilutėje arba atėjusi iš kito dokumento. Vienodi skaičiai dar neįrodo, kad tai tas pats šaltinis.
- Jei neatitikimas lieka, Hanna pagalbai pateikite projekto ir dokumento nuorodas, konkrečią biudžeto eilutę, tikėtiną bei rodomą sumą ir ką keitėte prieš neatitikimą. Nekoreguokite realių finansinių duomenų vien bandymo tikslais.