Potencialių klientų el. pašto integracija ir automatizavimas
Pašto dėžutės nuskaitymas, laiškų atpažinimas ir pasikartojančių laiškų taisyklės.
El. pašto integracija gali periodiškai tikrinti pašto dėžutę ir iš laiškų kurti potencialius klientus. Ją turi konfigūruoti administratorius, turintis pašto serverio duomenis ir teisę valdyti sistemos integracijas.
Naujos pašto dėžutės pridėjimas
- Atidarykite Potencialūs klientai → El. pašto integracija.
- Paspauskite Naujas įrašas.
- Pasirinkite nuskaitymo būdą: IMAP, Microsoft 365 arba Gmail, jei atitinkama integracija įjungta.
- Įrašykite pašto adresą ir serverio prisijungimo duomenis.
- IMAP atveju pasirinkite šifravimą TLS, SSL arba be šifravimo ir nurodykite prievadą.
- Nustatykite tikrinimo dažnį.
- Pasirinkite numatytąjį šaltinį, stadiją ir atsakingą darbuotoją arba darbuotojų grupę.
- Užpildykite laiško išskaidymo šabloną ir išbandykite prisijungimą.
- Tik sėkmingai patikrinę įjunkite požymį Aktyvus ir išsaugokite.
Slaptažodžių ir kitų prisijungimo duomenų nekopijuokite į pastabas, instrukcijas ar ekrano nuotraukas. Integraciją pirmiausia bandykite atskirame pašto aplanke su kontroliniais laiškais.
Laiškų tvarkymo parinktys
Forma leidžia nustatyti, ar skaityti tik neperskaitytus laiškus, ar po importo laišką ištrinti, palikti neperskaitytą, automatiškai daryti įrašą viešą, išsaugoti priedus ir registruoti naujienlaiškio sutikimą.
Trindami importuotą laišką iš pašto dėžutės prarandate papildomą originalo kopiją. Prieš įjungdami šią parinktį suderinkite pašto saugojimo taisykles.
Galimybės ir pasikartojantys laiškai
Integracija gali automatiškai sukurti pardavimo galimybę. Atskirai galima pasirinkti, ar galimybę kurti po potencialaus kliento konvertavimo.
Pakartotiniam to paties siuntėjo laiškui galima:
- pakeisti potencialaus kliento stadiją;
- sukurti užduotį;
- sukurti užduotį ir tada, kai įrašas jau konvertuotas;
- nustatyti valandų intervalą, per kurį naujo dublikato nekurti.
Šias taisykles derinkite su pardavimo procesu, kad vienas laiškų pokalbis nesukurtų daug vienodų įrašų ar užduočių.
Laiško duomenų atpažinimas
Šablone galima naudoti kintamuosius el. paštui, telefonui, miestui, adresui, vardui, įmonei, aprašymui ir teksto pabaigos žymai. Šablonas turi atitikti gaunamų laiškų struktūrą. Pakeitus svetainės formos laiško formatą, atnaujinkite ir šį šabloną.
El. pašto juodasis sąrašas leidžia ignoruoti nereikalingus siuntėjus ar adresus. Sistemos ir el. pašto pranešimų parinktys nustato, kas sužinos apie naują įrašą.
Patikra po įjungimo
Nusiųskite vieną kontrolinį laišką ir patikrinkite:
- ar sukurtas tik vienas potencialus klientas;
- ar teisingai atpažinti vardas, įmonė, el. paštas ir telefonas;
- ar priskirta numatyta stadija, šaltinis ir darbuotojas;
- ar išsaugoti reikiami priedai;
- ar gauti tik numatyti pranešimai;
- kaip apdorojamas antras to paties siuntėjo laiškas;
- ar nepavykus sukurti potencialaus kliento originalus laiškas liko pakartotiniam apdorojimui;
- ar po sėkmingo apdorojimo laiškas pažymėtas, perkeltas arba ištrintas būtent taip, kaip nustatyta.
Jei integracijų sąrašas tuščias, pirmiausia sukurkite pašto dėžutės ryšį ir patikrinkite prisijungimą. Aktyvinkite automatinį nuskaitymą tik po sėkmingo kontrolinio laiško bandymo.
Persiųsto laiško siuntėjas tampa potencialiu klientu
Kai darbuotojas persiunčia kliento laišką į potencialių klientų pašto dėžutę ir laiške atpažįstama persiųsto pranešimo antraštė bei pirminis siuntėjas, potencialus klientas kuriamas pagal pirminį išorinį siuntėją. Jei pirminio siuntėjo atpažinti nepavyksta arba laišką persiunčia išorinis adresas, naudojamas persiuntėjo adresas.
Stadijos keitimas gavus pakartotinę užklausą per API
Nustatymuose → Potencialūs klientai įjunkite „Keisti potencialaus kliento stadiją, gavus naują pakartotinę užklausą per API“ ir parinkite tikslinę stadiją. Pakartotinis API kreipinys gali pakeisti jau esamo potencialaus kliento stadiją pagal šį nustatymą. Tikslinė stadija turi būti aktyvi ir negali būti konvertavimo į klientą stadija.